Kaum ein Gastronom dürfte die Kassensicherungsverordnung 2020 herbeigesehnt haben. Doch viele schätzen Klarheit in der digitalen Kassenführung: Korrekte Buchungen helfen beim Umgang mit dem Finanzamt, Auswertung und Planung von Geschäftsprozessen fallen leichter. Berliner Gastronomen ziehen eine erste Bilanz.
In Italien wird der Bon für jeden Caffè auf den Tresen gelegt. Die Kasse in der Bar protokolliert mit. Der Gast sollte tunlichst seinen Beleg mitnehmen, denn Kontrollen im Umfeld der Lokale sind möglich. Auch in Frankreich, Kroatien, Albanien, Österreich und den meisten anderen europäischen Ländern sorgen die Finanzbehörden mit digitaler Kassenpflicht, hard- oder softwarebasierten Lösungen und zeitnaher Meldung dafür, dass nicht an der Kasse vorbeigewirtschaftet und Steuerhinterziehung verhindert wird. In den Gastronomien in Deutschland waren die gesetzlichen Vorgaben bis Ende 2019 nicht ganz so strikt – was einige ausnutzten.
Das neue Kassengesetz 2020 sollte das beenden: Die Ausgabe von Belegen und eine manipulationssichere Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in elektronischen Kassen sind nun Pflicht. Dazu kommen Prüfungen der Finanzämter plus Strafen von bis zu 25.000 Euro für Gastronomen, die sich nicht an die neuen Vorschriften halten. Eine bundesweite Übergangsfrist für die Umrüstung der Kassen gilt bis 30. September 2020. So lange wird nicht geprüft und geahndet. Coronabedingt weiteten einige Bundesländer die Fristen für diese Nichtbeanstandungsregel aus. Wer noch nicht komplett umgestellt hat, gewinnt dort de facto Zeit.
Ein Umhören unter Gastronomen in Berlin zeigt: Bei der Umprogrammierung der Kassen auf die manipulationssichere TSE verlassen sich viele auf ihre Kassenhersteller oder System-Anbieter. Diese müssen wie vorgeschrieben die TSE am Gerät implementieren. Maria Koimtzoglou vom Restaurant „Maria Vegan Comfort Food“ stellte vor drei Jahren auf „papierlos“ um – eine digitale Kasse ist bis heute in Deutschland keine Pflicht. Koimtzoglou arbeitet mit Orderbird. Eine große Erleichterung für sie: „Ich fühle mich jetzt sicherer. Man schläft ruhiger und kommt einfach professioneller rüber.“ André Sperling vom Gasthaus „Zur letzten Instanz“ arbeitet seit drei Jahren ebenfalls mit einer digitalen Kasse. „Alle Prozesse finden mit dem Kassendienstleister, unseren Mitarbeitern und dem Steuerberater statt. Wir sind sehr zufrieden.“
Maria Koimtzoglou. Foto: Emmanuele Contini
Vincenzo Berényi. Foto: Emmanuele Contini
Bei Vincenzo Berényi von den „Kurpfalz Weinstuben“ ist die Nachrüstung ein komplexeres Unterfangen. 923 Weine in vier Varianten wollen in die Kasse einprogrammiert sein: 0,1 Liter im Glas, 0,25 Liter im Schoppen, eine Flasche Wein, die entweder vor Ort getrunken oder außer Haus verkauft wird. „Wir werden auf Gastrofix gehen“, sagt Vincenzo Berényi. Der Anbieter bietet eine Cloud-Lösung an. „Wir hatten schon einen ersten Probelauf. Jetzt werden alle Mitarbeiter, bis hin zur Buchhaltung, geschult. Ich zahle einen Monatsbeitrag und gut ist.“ Gastrofix und Matrix POS sind Kooperationspartner, mit denen METRO den Umstieg für Gastronomen erleichtern will.
Transparente Auswertungsmöglichkeiten sind für viele Gastronomen ohnehin ein entscheidendes Argument für die digitale Kassenführung. Falco Mühlichen, Restaurantleiter im „Rutz“, 2020 erstmals mit drei Sternen im Guide MICHELIN ausgezeichnet, sagt: „Wir pflegen unser Kassenbuch tagesaktuell und in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater. Jeder Gastronom ist gut beraten, eng mit seinem Steuerberater zusammenzuarbeiten.“ Rechnungen würden im „Rutz“ generell nicht storniert, die Trinkgelder ausgewiesen. „Wir verlassen uns bei der Umstellung auf unseren Kassenanbieter.“ Fabian Fischer wiederum arbeitet seit Eröffnung seines Restaurants „Bricole“ im Februar 2017 mit Orderbird. „Wir legen dem Gast von Anfang an die Rechnung ausgedruckt auf den Tisch. Für uns ist die Umstellung unkompliziert.“ Ebenfalls wichtig für ihn: „Wenn man ehrlich arbeitet und Gastronomie ernsthaft betreibt, ist eine digitale Kasse mit abrufbaren betriebswirtschaftlichen Details unverzichtbar.“ Die sich immer mehr verbreitende kontaktlose Zahlung mache schwarzen Kassen noch rascher den Garaus. Selbst die gute, alte Karte werde langsam verdrängt, beobachtete Fischer: „Seit beispielsweise Apple Pay verfügbar ist, zahlen viel mehr Gäste mit Uhr oder Smartphone.“
Fabian Fischer. Foto: Emmanuele Contini
Régis Lamazère von der „Lamazère Brasserie“ steht die Hardware-Umrüstung demnächst bevor. Sein Kassencomputer ist nicht nachrüstbar. „Wir bekommen demnächst eine neue Kasse. Wir arbeiten picobello mit unserem Anbieter zusammen. Ich vertraue dem Unternehmen voll und ganz.“ Für ihn komme nichts anderes als sauberes Arbeiten in Frage. Als er vor zwölf Jahren aus Frankreich nach Berlin kam, stellte er verblüfft fest: „Ich hatte vorher noch nie irgendwo gesehen, dass man einfach ein Stück Papier mit etwas Handgeschriebenem darauf als Rechnung auf den Tisch legen konnte.“ Eine transparente und manipulationssichere Kassenführung sei in jedem Fall nützlich: „Das erlaubt dir zu zeigen, wie erfolgreich du bist. Damit kannst du zur Bank gehen, und du bekommst auch einen Kredit.“